Nos últimos meses, o custo de reembolsos com viagens aumentou muito. Como a empresa está com filiais em novas capitais, os executivos acabaram viajando mais do que o previsto e isso onerou o orçamento.
Sem contar, que o tempo perdido em aviões e táxis também contribuiu para reduzir a produtividade da equipe e vários compromissos precisaram ser remarcados.
Na tentativa de resolver essa situação, a diretoria decidiu investir em uma solução de videoconferência, pois o sistema de áudio e vídeo atual já não garante mais a segurança e a qualidade necessárias durante as reuniões remotas.
Porém, a dúvida é sobre os sistemas e equipamentos de videoconferência que devem ser adquiridos. Para obter essa resposta vale atentar-se a alguns pontos.
Tenha claro o objetivo de uso da solução de videoconferência
Qual o tipo de conexão sua empresa vai precisar? Será preciso conectar mais de dois pontos nas chamadas? Dependendo da necessidade, você pode optar por equipamentos que permitam a realização da chamada ponto a ponto, ou seja, ele permite a comunicação entre dois grupos. Já a chamada multiponto é utilizada quando é necessário conectar mais de dois grupos ou pessoas na mesma videoconferência.
Quanto você está disposto a investir para adquirir uma solução de videoconferência ?
Esse é uma análise importante a ser feita. A tecnologia tradicional (on premise) requer um custo alto de hardware, assim como eventuais expansões e atualizações da solução. Além disso, exige uma equipe de TI estruturada e preparada para gerir a operação da tecnologia, o que também sobrecarrega o orçamento. Esse modelo costuma ser mais indicado para empresas de grande porte e que precisam ter 100% de controle das chamadas realizadas para uma gestão completamente segura da operação.
Enquanto que a videoconferência hospedada na nuvem (cloud computing) se torna uma solução mais em conta, já que não é necessário investir em equipamentos e a contratação é feita como serviço, ou seja, você paga pelo uso.
Prepare o ambiente para a solução de videoconferência
Para garantir uma boa comunicação entre as chamadas à distância é preciso preparar as salas. A iluminação deve ser dimensionada por igual no ambiente, de forma que evite um ponto de luz diretamente na direção da câmera. A utilização de microfones com cancelamento de eco e ruído é uma medida necessária também na maioria das vezes.
O ideal é que o fornecedor de tecnologia faça uma vistoria técnica no local para avaliar o que precisa ser feito para atender a necessidade da sua empresa. Leve em consideração esses três pontos e faça a escolha da solução de videoconferência que realmente vai atender a necessidade do seu negócio.
